Geplaatst op
Veel mensen werken nog met een analoog archief waarin belangrijke stukken zitten die ze misschien wel meerdere jaren moeten bewaren. Dan wil je natuurlijk wel dat deze documenten goed blijven. Met een analoog archief kan er van alles misgaan waardoor je toch documenten kwijt raakt die je echt op orde moet houden. In deze tekst nemen we met je door hoe jij met behulp van een digitaal archief de belangrijke documenten kunt bewaren.
Lees snel door en ontdek de verschillende voordelen van digitaliseren van je archief.
Aantal voordelen digitaal archief
Er is een groot aantal voordelen verbonden met een digitaal archief. In deze blog willen wij graag ons beperken tot de meest belangrijke:
- Een digitaal archief is niet kwetsbaar als het gaat over een brand of overstroming. Natuurlijk is het wel mogelijk dat een pand afbrandt waar een server staat waar jouw digitale archief in opgeslagen ligt, maar een beetje professioneel bedrijf zorgt ervoor dat er altijd een back-up is en dat er dus meerdere servers gebruikt worden om jouw documenten op te slaan. Het gaat inderdaad via een bedrijf waar je de analoge documenten naartoe kunt sturen en zij kunnen dan de documenten voor jou digitaliseren.
- Een ander voordeel van een digitaal archief is dat meerdere medewerkers met hetzelfde document kunnen werken. Ze hoeven ook niet naar een archief te lopen bijvoorbeeld in de kelder om een document in te kunnen zien.
- Een digitaal archief is makkelijk doorzoekbaar omdat het allemaal in de computer zit.
- Doordat een digitaal archief door vele mensen te gebruiken is en ook door mensen buiten het bedrijf als dit wenselijk is, is het een manier om informatie te ontsluiten aan een grotere groep mensen dan het geval is bij een analoog archief.
Stuk voor stuk interessanter voordelen waar jij van kunt profiteren. Neem contact op met karmac-digitalieert.nl om er achter te komen waar voor jou de voordelen liggen.
Welke media kunnen in een digitaal archief?
In principe kunnen alle soorten media in een digitaal archief geplaatst worden. Het belangrijkste in dit geval is dat het digitalisatiebedrijf de juiste hardware heeft. Dus wanneer jij betamax tapes of microfilm hebt, dan is het nodig dat het bedrijf de apparatuur heeft waarop deze oude media afgespeeld kunnen worden.
Laat je altijd goed informeren door het bedrijf over wat precies de voorwaarden zijn.